Regulamin świadczenia usług

Wersja 1.1. Obowiązuje od 13.08.2026.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi DoxHub (dalej: Usługa) przez Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Polska, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: Usługodawca). DoxHub jest marką należącą do spółki.
  2. Kontakt z Usługodawcą i biurem obsługi klienta: - e-mail: kontakt@doxhub.pl - telefon: +48 791 301 019 (dni robocze 9:00–17:00) - korespondencja: ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa
  3. Regulamin jest nieodpłatnie udostępniony pod adresem https://doxhub.pl/regulamin/ w postaci umożliwiającej pobranie, odtworzenie i utrwalenie.

§ 2. Definicje

§ 3. Zakres i charakter Usługi

  1. Usługa polega na udostępnieniu w modelu SaaS oprogramowania do samodzielnego prowadzenia rozliczeń: wystawiania i odbierania faktur, obsługi KSeF, KPiR i ryczałtu oraz ewidencji podatkowej.
  2. Zakres funkcji zależy od wybranego planu i jest opisany w Cenniku oraz na stronie https://doxhub.pl.
  3. Usługa jest świadczona w języku polskim, w walucie PLN.
  4. Usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradztwa podatkowego; Usługa jest narzędziem, a odpowiedzialność za rozliczenia pozostaje po stronie Usługobiorcy.

§ 4. Zawarcie umowy, rejestracja i okres próbny

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta i akceptacji Regulaminu.
  2. Okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga podania danych karty płatniczej.
  3. Po zakończeniu okresu próbnego dalsze korzystanie z Usługi wymaga wybrania planu płatnego i opłacenia pierwszego Okresu rozliczeniowego. Zakończenie okresu próbnego nie powoduje samo z siebie naliczenia opłaty ani obciążenia Usługobiorcy — brak wyboru planu oznacza wyłącznie ograniczenie dostępu do Konta zgodnie z § 8.
  4. Usługobiorca podaje dane zgodne ze stanem faktycznym i aktualizuje je.

§ 5. Plany, opłaty i płatności

  1. Wysokość opłat określa Cennik. Ceny podane są w kwotach netto; do ceny doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury. Plan Faktury i KSeF kosztuje 19 zł netto miesięcznie albo 190 zł netto rocznie. Plan Samodzielna księgowość — 39 zł netto miesięcznie albo 390 zł netto rocznie. Dodatek Mini firma (kadry i płace) kosztuje 19 zł netto miesięcznie albo 190 zł netto rocznie i wymaga planu Samodzielna księgowość. Aktualne stawki zawsze określa Cennik.
  2. Opłata pobierana jest z góry za każdy Okres rozliczeniowy.
  3. Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399. Dostępne metody: BLIK oraz szybki przelew (pay-by-link).
  4. Usługa nie odnawia się automatycznie i Usługodawca nie obciąża karty ani rachunku Usługobiorcy bez jego udziału. Każdy kolejny Okres rozliczeniowy wymaga osobnej płatności wykonanej przez Usługobiorcę.
  5. Usługodawca wystawia fakturę na kolejny Okres rozliczeniowy na 5 dni przed końcem Okresu bieżącego i udostępnia ją w panelu Usługi wraz z odnośnikiem do zapłaty.
  6. O konieczności przedłużenia Usługodawca zawiadamia pięciokrotnie: na 5 dni i na 1 dzień przed końcem Okresu rozliczeniowego, w dniu jego zakończenia oraz dwukrotnie w okresie karencji, o którym mowa w § 8. Zawiadomienia mają charakter transakcyjny w rozumieniu § 13 i wysyłane są pocztą elektroniczną, SMS-em oraz wyświetlane w panelu Usługi.
  7. Brak zapłaty do końca Okresu rozliczeniowego skutkuje ograniczeniem dostępu zgodnie z § 8. Nie powoduje naliczenia odsetek ani opłat dodatkowych.
  8. Faktura VAT wystawiana jest za każdy opłacony Okres rozliczeniowy i udostępniana w panelu Usługi.
  9. Usługobiorca może opłacić kolejny Okres rozliczeniowy w dowolnym momencie przed jego rozpoczęciem, a także w okresie karencji.

§ 6. Prawo odstąpienia od umowy

  1. Usługobiorcy będącemu konsumentem, a także osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów.
  2. Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy wysłać na kontakt@doxhub.pl przed upływem terminu. Wzór oświadczenia nie jest wymagany.
  3. Jeżeli świadczenie Usługi rozpoczęło się na wyraźne żądanie przed upływem terminu odstąpienia, Usługobiorca płaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu.
  4. Zwrot płatności następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że Usługobiorca zgodzi się na inną.

§ 7. Zwroty i rezygnacja

  1. Usługobiorca może zrezygnować z Usługi w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez opłat, w panelu Usługi albo mailem na kontakt@doxhub.pl.
  2. Rezygnacja działa od końca opłaconego Okresu rozliczeniowego. Do tego dnia Usługa działa bez zmian.
  3. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem § 6 oraz przypadków, w których Usługa nie była dostępna z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy — wtedy zwrot następuje proporcjonalnie do czasu niedostępności.
  4. Zwroty realizowane są na rachunek albo kartę użytą do płatności, w terminie do 14 dni.

§ 8. Ograniczenie i zawieszenie dostępu

  1. Po upływie opłaconego Okresu rozliczeniowego bez zapłaty za kolejny dostęp zostaje kolejno: utrzymany bez zmian przez okres karencji, następnie ograniczony do odczytu, a na końcu zawieszony. Przez 7 dni od zakończenia Okresu rozliczeniowego dostęp działa bez zmian. Po tym czasie wstrzymane zostaje wystawianie i edycja dokumentów, a odczyt oraz eksport pozostają. Po kolejnych 30 dniach pozostaje wyłącznie odczyt i eksport danych. Dane nie są usuwane — Usługobiorca ma ustawowy obowiązek przechowywania ksiąg i musi mieć do nich dostęp niezależnie od stanu rozliczeń z Usługodawcą.
  2. Przez cały ten czas Usługobiorca zachowuje możliwość eksportu swoich danych.
  3. Usługodawca może zawiesić dostęp w razie rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu terminu na usunięcie naruszenia.

§ 9. Dostępność i wsparcie

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna na poziomie 99,5% w skali miesiąca, z wyłączeniem zapowiedzianych prac serwisowych.
  2. Wsparcie udzielane jest mailowo i telefonicznie w dni robocze 9:00–17:00.
  3. Prace serwisowe zapowiadane są z wyprzedzeniem, poza pracami awaryjnymi.

§ 10. Reklamacje

  1. Reklamację można złożyć mailem na kontakt@doxhub.pl albo telefonicznie pod +48 791 301 019.
  2. Reklamacja powinna zawierać dane Usługobiorcy, opis zastrzeżeń i żądanie.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku tą samą drogą, którą reklamacja wpłynęła.
  4. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.
  5. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym platformy ODR pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr.

§ 11. Obowiązki Usługobiorcy

  1. Usługobiorca korzysta z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem.
  2. Usługobiorca odpowiada za dane wprowadzane do Usługi, w tym za podstawę prawną ich przetwarzania, oraz za działania Użytkowników, którym nadał dostęp.
  3. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, próby obchodzenia zabezpieczeń i obciążanie Usługi w sposób zagrażający jej stabilności.

§ 12. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych.
  2. Wobec Usługobiorców będących przedsiębiorcami, dla których Umowa ma charakter zawodowy, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie to nie dotyczy konsumentów ani osób fizycznych zawierających Umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, gdy Umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego — wobec nich Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych.
  3. Ograniczenia odpowiedzialności nie stosuje się wobec konsumentów ani wobec osób fizycznych zawierających umowę niemającą dla nich charakteru zawodowego.

§ 13. Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności: https://doxhub.pl/polityka-prywatnosci/.
  2. W zakresie danych wprowadzanych przez Usługobiorcę do Usługi administratorem jest Usługobiorca, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym. Powierzenie następuje na podstawie umowy powierzenia stanowiącej załącznik do Regulaminu, dostępny na żądanie pod adresem kontakt@doxhub.pl.
  3. Powiadomienia dotyczące wykonania Umowy (faktury, przypomnienia o płatności, informacje o awariach i pracach serwisowych) mają charakter transakcyjny i są wysyłane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ich otrzymywanie jest elementem Usługi i nie wymaga zgody.
  4. Wiadomości marketingowe wysyłane są wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody, którą można wycofać w każdej chwili bez wpływu na dostęp do Usługi.

§ 14. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany prawa, zmiany zakresu Usługi, zmiany sposobu płatności albo zmiany dostawców.
  2. O zmianie Usługodawca zawiadamia z 30-dniowym wyprzedzeniem, mailem i komunikatem w panelu.
  3. Brak sprzeciwu do dnia wejścia zmian w życie oznacza ich przyjęcie. Sprzeciw jest równoznaczny z wypowiedzeniem ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie, bez opłat.

§ 15. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory z Usługobiorcą niebędącym konsumentem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Wobec konsumentów obowiązują zasady ogólne.
  3. Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka z włączoną obsługą JavaScriptu i plików cookies oraz aktywne konto poczty elektronicznej.
  4. Regulamin obowiązuje od 13.08.2026.