Polityka prywatności
Wersja 1.2. Obowiązuje od 16.08.2026.
1. Kto przetwarza dane
Administratorem jest Sendormeco Holding sp. z o.o., ul. Złota 75A/7,
00-819 Warszawa, Polska, KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801.
Kontakt w sprawach danych: kontakt@doxhub.pl, telefon +48 791 301 019.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie jesteśmy do tego zobowiązani. W sprawach dotyczących danych pisz na adres powyżej.
2. Dwie role — to jest sedno
W DoxHub występujemy w dwóch rolach naraz i od tego zależy, kto o czym
decyduje:
| Dane | Nasza rola | Kto decyduje |
|---|---|---|
| konta w panelu (osoby po stronie Klienta) | administrator | my |
| dane kontrahentów i dokumenty księgowe wprowadzane przez Usługobiorcę | podmiot przetwarzający | Klient |
| logi, cookies, dane techniczne | administrator | my |
| dane z formularzy kontaktowych i demo | administrator | my |
Oznacza to, że dane kontrahentów i dokumenty wprowadza sam Usługobiorca, w systemie, który mu udostępniamy. To Klient decyduje, jakie dane zbiera,
w jakim celu i jak długo je przechowuje. My przetwarzamy je wyłącznie na jego
udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
Jeżeli szukasz informacji o swoich danych jako kontrahent — zwróć się do
podmiotu, który wystawił dokument, ponieważ to on jest administratorem tych danych. Przekażemy
zgłoszenie, ale nie możemy samodzielnie go rozstrzygnąć.
3. Dane, które przetwarzamy jako administrator
3.1. Konta w panelu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
rola w organizacji, dane logowania (hasło w postaci skrótu), historia logowań.
3.2. Dane rozliczeniowe: nazwa i adres podmiotu, NIP, wybrany plan,
historia płatności i faktur, cztery ostatnie cyfry karty oraz jej typ i data
ważności. Pełnego numeru karty nie przechowujemy ani nie widzimy — obsługuje
go operator płatności.
3.3. Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data
i godzina żądania, adres strony odsyłającej, identyfikatory cookies.
3.4. Korespondencja: treść zgłoszeń do wsparcia i formularzy kontaktowych.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| świadczenie Usługi i obsługa Konta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | czas trwania umowy + 30 dni na eksport |
| rozliczenia i księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | 5 lat od końca roku podatkowego |
| powiadomienia transakcyjne (faktura, płatność, awaria) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | czas trwania umowy |
| marketing własny | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — odrębna zgoda | do wycofania zgody |
| bezpieczeństwo, logi, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 12 miesięcy |
| dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do przedawnienia |
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu. Wszyscy działają na podstawie umów powierzenia, a dane Usługi — czyli to, co wprowadzasz w panelu — przetwarzane są wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
| Dostawca | Rola | Zakres |
|---|---|---|
| PayU S.A., Poznań | operator płatności | dane transakcji, dane karty (my ich nie widzimy) |
| Hetzner Online GmbH, Niemcy | hosting i kopie zapasowe | wszystkie dane Usługi |
| Sendinblue/Brevo, Francja | wysyłka poczty transakcyjnej | adres e-mail, treść powiadomienia |
| SMSAPI (ComVision sp. z o.o.), Polska | wysyłka SMS | numer telefonu, treść wiadomości |
| Google Ireland Limited, Irlandia | pomiar skuteczności reklam — tylko na stronie doxhub.pl i tylko za Twoją zgodą | identyfikator cookie, fakt kliknięcia w reklamę i założenia konta |
Dane, które wprowadzasz w panelu, nie opuszczają EOG. Jedyny wyjątek dotyczy pomiaru reklam na stronie doxhub.pl: jeśli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, Google może przekazać dane do państw trzecich na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Bez zgody nie jest przekazywane nic — szczegóły w Polityce cookies.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych podmiotom trzecim.
O zmianie dostawcy zawiadamiamy Klientów z 30-dniowym wyprzedzeniem — mają
wtedy prawo sprzeciwu i wypowiedzenia umowy bez opłat.
6. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia,
ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania
opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie
(bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania).
Zgłoszenia przyjmujemy na kontakt@doxhub.pl. Odpowiadamy w terminie miesiąca;
w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym
poinformujemy.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie danych uwierzytelniających
i kluczy dostępowych, rozdzielenie środowisk, kontrolę dostępu opartą na rolach,
rejestrowanie zdarzeń, codzienne kopie zapasowe z przechowywaniem poza serwerem
produkcyjnym oraz monitoring dostępności. Dostęp do danych produkcyjnych mają
wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne.
8. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu,
w tym profilowania, wywołujących skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.
9. Cookies
Zasady korzystania z plików cookies opisuje osobny dokument:
https://doxhub.pl/polityka-cookies/.
10. Zmiany Polityki
O istotnych zmianach zawiadamiamy z 30-dniowym wyprzedzeniem mailem
i komunikatem w panelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod
https://doxhub.pl/polityka-prywatnosci/. Wersja 1.2 obowiązuje od 16.08.2026.